Dokumente archivieren mit Kendox InfoShare

Die zentrale Anforderung an ein Dokumenten-Management System ist die Archivierung und Langzeitaufbewahrung von Dokumenten nach Compliance-Gesichtspunkten. Alle Dokumente - unabhängig davon, wo sie entstehen - werden im InfoShare Server abgelegt und verwaltet. Nur so ist sichergestellt, dass eine gesetzteskonforme Aufbewahrung der Dokumente gewährleistet ist.
Dabei ist es unerheblich, wie die Dokumente ins System kommen. Das Einscannen von Dokumenten wird ebenso unterstützt wie die manuelle Archivierung von Dokumenten und Emails aus den Standard-Anwendungen wie z.B. Microsoft Office oder Outlook oder das automatische Ablegen von Inhalten aus Fachanwendungen.
Ein flexibles und hoch-konfigurierbares Metadaten Management sorgt zudem dafür, dass Dokumente und Akten recherchiert und perfekt in die Geschäftsprozesse des Unternehmens eingebunden werden können. Und selbstverständlich wird über das umfangreiche Sicherheitskonzept - inklusive rollen- und indexdaten-basierter Zugriffsberechtigung - sichergestellt, dass Dokumente nur von denjenigen eingesehen werden können, die über die notwendige Berechtigung dafür verfügen.

Compliance Storage

Kendox InfoShare unterstützt nahezu alle marktüblichen Speichersysteme. Sofern seites des Hardware-Herstellers eine Zertifizierung angeboten wird, wird diese Zertifizierung für Kendox InfoShare durchgeführt.

EMC
EMC
EMC Centera
EMC Celerra
 
GRAU DATA
GRAU DATA
GRAU DATA File Lock  
IBM
IBM
Tivoli Storage Manager (TSM/SSAM)
IBM DR550 (über File System Gateway)
 
NetApp
NetApp
NetApp SnapLock  

Interne Verfahren zur Erhöhung der Datensicherheit und Konsistenz

Darüber hinaus bietet Kendox InfoShare weitere interne Verfahren, die eine rechtskonforme Aufbewahrung und revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Informationen ermöglichen. Hierzu zählen unter anderem die folgenden Verfahren: 
  • Automatische Hashwert-Generierung 
  • Digitale Signaturen
  • Duale Speicherung von Dokumenten (z.B. auf unterschiedlichen Storage-Systemen)
  • "Lesen-nach-Schreiben"
  • Manipulationsschutz von Daten und Dokumenten
  • Indirekter Zugriff auf Dokumente
  • Lebenszyklus-gesteuerte Aufbewahrungsfristen
  • Manipulationssichere Logeinträge (Versions- und Änderungslog zu Dokumenten)
  • Anmelde-Log für Administratoren
  • Aktivitäten- und Audit-Datenbank
  • Schnittstelle für Integritätsschutzprüfungen
  • etc.