Mit «Kendox InfoShare» können nicht nur Eingangsrechnungen oder Spesenbelege verwaltet werden, sondern neben internen Dokumenten auch alle anderen ein- und ausgehenden Belege wie bspw. Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Materialentnahmebelege oder Gehaltslisten. Je nach Anwendungsszenario kann die Übernahme der Belege manuell, halb-automatisch oder komplett automatisiert im Hintergrund vorgenommen werden. Für die Erfassung von eingehenden Papierbelegen stehen komfortable Werkzeuge zur Verfügung, die den Anwender beim Digitalisieren und Verschlagworten der Belege effizient unterstützen. Der Zugriff auf die Belege aus «SAP Business ByDesign» kann anschliessend entweder über einen direkten Link oder über den als sog. «Mash-up» in die SAP-Oberfläche integrierten «Mobile Web Client» erfolgen.
Dokumente, die von «SAP Business ByDesign» erzeugt werden (Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Gehaltsabrechnungen etc.) können automatisch in «Kendox InfoShare» archiviert werden. Über die offene Schnittstelle (API) von «Kendox InfoShare» lassen sich beliebige Dokumente mit den entsprechenden Indexwerten direkt in das Archiv übertragen. Zusätzlich lassen sich die so archivierten Belege automatisch und ohne manuellen Eingriff den entsprechenden Akten zuordnen.
Mit «Kendox InfoShare» stehen Werkzeuge zur Digitalisierung einzelner Papierdokumente («Arbeitsplatz Scanning») als auch von ganzen Dokumentenstapeln («Batch Scanning») zur Verfügung. Die automatische Trennung der Dokumente in Dokumentenstapeln kann entweder durch die Verwendung von Barcodes, Patch-Codes oder mit Hilfe von Trennblättern erfolgen.
Ein komfortabler «Capturing-Prozess» extrahiert alle relevanten Informationen mit Hilfe einer Text-Erkennung (OCR) automatisch aus den Belegen. Die so extrahierten Daten können einer zusätzlichen «Daten-Validierung» zugeführt werden, die die extrahierten Daten gegen Daten aus «SAP Business ByDesign» oder aus anderen externen Datenquellen abgleicht (z.B. im Rahmen einer Wareneingangsprüfung). Daten, die nicht ausreichend zuverlässig erkannt werden konnten, werden einem manuellen «Validierungsschritt» zugeführt.
Die für die automatische Datenvalidierung benötigen Daten aus «SAP Business ByDesign» (oder einer anderen externen Datenquelle) – z.B. Bestelldaten, Lieferantenstamm, Konto- und Bankdaten, Wareneingang etc. – werden regelmässig in einem asynchronen Prozess automatisch bereitgestellt.
Eingehende Belege, der per E-Mail an ein zentrales Postfach (z.B. info@firma.com) gesendet werden, können automatisch aus dem E-Mail extrahiert, rechtskonform in «Kendox InfoShare» archiviert und gleichzeitig einem Folgeprozess zugeführt werden.
Die Belege, die in «Kendox InfoShare» archiviert sind, lassen sich schnell und unkompliziert direkt aus «SAP Business ByDesign» heraus öffnen. Der Zugriff auf den Beleg erfolgt transparent – das macht den manuellen Wechsel in eine andere Anwendung überflüssig. Alternativ können Anwender sowohl über den «Mobile Web Client» als auch über andere, basierend auf der offenen Web API entwickelten Anwendungen auf Akten und Dokumente zugreifen.
Der Betrieb des Dokumentenarchivs erfolgt – genauso wie bei «SAP Business ByDesign» – in der Cloud. Alle Belege sind in zertifizierten Rechenzentren bestens aufgehoben. Sie müssen nicht selbst in teure Infrastruktur für die Archivierung investieren und Ihre Mitarbeiter können sich auf die Kernprozesse in Ihrem Unternehmen fokussieren.
Der Betrieb des Dokumentenarchivs erfolgt – genauso wie der Betrieb von «SAP Business ByDesign» selbst – in der Cloud. Ihre Dokumente sind in zertifizierten Rechenzentren bestens aufgehoben. Hochverfügbarkeit und Schutz Ihrer sensiblen Dokumente sind so sichergestellt. Sie müssen nicht selbst in teure Infrastruktur für die Archivierung investieren und Ihre Mitarbeiter können sich auf die Kernprozesse in Ihrem Unternehmen fokussieren.
