Personalakten können automatisch aus der führenden Anwendung heraus erzeugt werden. Die Stammdaten des Mitarbeiters werden dabei als Information am «Digitalen Aktendeckel» angebracht. Dies erlaubt einen strukturierten Zugriff auf die digitalen Akten, ohne dass dazu die HCM Anwendung verwendet werden muss.
Kendox InfoShare Digitale Personalakte für SAP SuccessFactors
Personalabteilungen arbeiten heute sehr häufig mit elektronischer Unterstützung, beispielsweise mit der HCM Lösung «SAP SuccessFactors». Dort werden Recruiting, Bewerberverwaltung, Onboarding, Leistungsmanagement und andere Aspekte der Personalstrategie, -analyse und -planung abgedeckt.
Nach wie vor werden aber sehr viele Informationen in papierbasierten Akten verwaltet – z.B. Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen, Korrespondenzen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer oder Bescheinigungen wie Zeugnisse, Ausbildungsnachweise etc.
Mit der «Kendox InfoShare Digitale Personalakte» werden Papierakten weitestgehend überflüssig. Alle Dokumente werden digitalisiert und stehen im revisionssicheren Archiv zentral und rund um die Uhr zur Verfügung. Detaillierte Zugriffsberechtigungen stellen zusätzlich sicher, dass auch wirklich nur berechtigte Benutzer Zugriff auf sensible Informationen haben und sowohl gesetzliche als auch interne Datenschutzrichtlinien verlässlich umgesetzt sind.
So werden die Verwaltungsprozesse in der Personalabteilung deutlich schlanker und effizienter. Berechtigte Benutzer haben die relevanten Informationen ohne Umwege direkt aus der zentralen HCM-Anwendung heraus im Zugriff. Zusätzlich unterstützen standardisierte Aktenpläne und weitere komfortable Bearbeitungsfunktionen wie Wiedervorlagen oder Vollständigkeitsprüfungen die Mitarbeiter aus der Personalabteilung bei der Erledigung ihrer täglichen Routinearbeiten.
Kendox InfoShare Digitale Personalakte
Bei Änderungen an den Stammdaten eines Mitarbeiters sorgt ein Synchronisationsprozess dafür, dass die relevanten Daten automatisch an die «Digitale Akte» übertragen werden. Auch Änderungen an den Zugriffsberechtigungen innerhalb SAP SuccessFactors werden automatisch in der «Digitalen Akte» angepasst.
Der Zugriff auf die «Digitale Personalakte» ist für den Mitarbeiter aus der Personalabteilung über verschiedene Wege möglich. Neben der direkten Integration in SAP SuccessFactors können Anwender sowohl über den «Mobile Web Client» als auch über eine browserbasierte Aktenanwendung auf die Unterlagen zugreifen.
Über die Office-Integration der «Digitalen Personalakte» können neue Dokumente bequem mit Hilfe des Vorlagenmanagers und Textbausteinen direkt in der Personalakte erstellt werden. Die Zuordnung des neuen Dokuments in die richtige Akte erfolgt dabei automatisch.
Die Dokumente in der «Digitalen Personalakte» werden gesetzeskonform archiviert; Änderungen an Dokumenten können nachvollzogen werden und es ist ebenfalls jederzeit nachvollziehbar, was mit einzelnen Dokumenten passiert ist. So hat die Personalabteilung die Sicherheit, dass wirklich alles unter Kontrolle ist.
Die «Digitale Personalakte» ist für den Betrieb als Cloud-Lösung konzipiert und stellt damit eine optimale Ergänzung von cloud-basierten HCM-Lösungen wie SAP SuccessFactors dar. Wo und wie die «Digitale Personalakte» dabei betrieben wird, ist dabei unerheblich: entweder on-premise, gehosted im Rechenzentrum oder bezogen aus der Cloud.