Eingehende Rechnungen werden zunächst digitalisiert und in «Kendox InfoShare» abgelegt. Im Anschluss daran durchläuft die Rechnung einen individuell anpassbaren Freigabeprozess. Die dabei erfassten Vorkontierungsinformationen werden anschliessend an «Mesonic WinLine» zur weiteren Verarbeitung übergeben.
Kendox InfoShare für Mesonic WinLine
Mesonic WinLine ist speziell auf die Anforderungen und Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen ausgerichtet. Durch den modularen Ausbau mit «Kendox InfoShare» werden auch die revisionssichere Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten sowie die Verarbeitung von Eingangsrechnungen optimal in die Betriebsabläufe integriert.
Während die ERP-Anwendung die Transaktionen steuert – zum Beispiel in der Buchhaltung, dem Einkauf oder der Warenwirtschaft, sorgt «Kendox InfoShare» dafür, dass alle damit verknüpften Dokumente jederzeit zur Verfügung stehen, sicher aufbewahrt sind und schnell gefunden werden können.
Eingehende Rechnungen können mit «Kendox InfoShare» automatisiert und strukturiert verarbeitet und freigegeben werden. Die anschliessende Übertragung der Vorkontierung an «Mesonic WinLine» sorgt für einen effizienten und transparenten Bearbeitungsfluss.
Zudem ermöglicht «Kendox InfoShare» einen papierlosen Belegfluss, der standortübergreifend und durchgängig in die Prozesse integriert wird. Eingehende Dokumente können automatisiert verarbeitet, archiviert und Transaktionen zugeordnet werden; ausgehende Dokumente werden unmittelbar bei der Erstellung in das revisionssichere Archiv übergeben. Zusätzlich können Dokumente, die zunächst ausserhalb des ERP-Kontext entstanden sind – beispielsweise Emails, Projektpläne, Zeichnungen etc. – ebenfalls über die ERP-Anwendung den entsprechenden Transaktionen zugeordnet werden.
Kendox InfoShare für Mesonic WinLine
Eine regelbasierte, prozessgestützte Verarbeitung sorgt für kurze Durchlaufzeiten, hohe Transparenz und eine deutlich verbesserte Auskunftsbereitschaft. Die Verarbeitung der Rechnungen kann zudem standortübergreifend ohne Medienbrüche erfolgen, so dass die Belege jederzeit auch mobil freigegeben werden können.
Die im Freigabeprozess erfassten Informationen – insbesondere die Vorkontierung – werden automatisch an «Mesonic WinLine» übergeben. Die Buchungen werden dabei in Buchungsstapeln übertragen, die anschliessend in WinLine importiert, geprüft und verbucht werden können.
Klassische Integrationen zwischen ERP- und DMS-Anwendung tauschen Daten asynchron über Transfermethoden aus. «Kendox InfoShare» ist über die offene API-Schnittstelle direkt mit «Mesonic WinLine» integriert und ermöglicht so eine intelligente, synchrone Integration der beiden Anwendungen.
In «Kendox InfoShare» werden alle Dokumente abgelegt und verwaltet. Nur so ist sichergestellt, dass eine gesetzeskonforme Aufbewahrung der Inhalte gewährleistet ist. Änderungen an Dokumenten können nachvollzogen werden und es ist ebenfalls jederzeit nachvollziehbar, was mit einzelnen Dokumenten passiert ist.
Durch die Integration von «Kendox InfoShare» in das User Interface von «Mesonic WinLine» kann der Anwender direkt aus der ERP-Anwendung heraus die Suche nach Dokumenten anstossen. Ein mühsames Wechseln von Anwendungen ist so nicht mehr notwendig.
«Kendox InfoShare» ist erweiterbar. Neben ERP-bezogenen Dokumenten kann das Dokumentenarchiv auch für weitere Anforderungen genutzt werden. So können Sie beispielsweise Ihre Personalakten, Ihr Qualitätsmanagement-System oder Ihr gesamtes Unternehmensarchiv mit «Kendox InfoShare» abbilden.
Mit dem «InfoShare Mobile Web Client» können Anwender standort- und geräteunabhängig auf archivierte Dokumente zugreifen. Suchvorlagen und der integrierte Dokumenten-Viewer machen den «Mobile Web Client» zum idealen Recherche-Werkzeug für unterwegs.