Kendox InfoShare Digitale Akten

Effizientes Arbeiten ohne Zettelwirtschaft - Nutzen Sie jetzt die digitalen Akten. Relevante Informationen und Dokumente werden im richtigen Sachzusammenhang verknüpft und die Recherche wird zudem durch die zentrale Ablage deutlich vereinfacht.

Klassische Aktenschränke gehören im Zeitalter der Digitalisierung der Vergangenheit an. Mit «Kendox InfoShare Digitale Akte» werden die Prozesse im Unternehmen optimiert und komplexe Dokumentenstrukturen bleiben einfach und effizient im Überblick.

Innerhalb der digitalen Akte werden relevante Informationen und Dokumente im richtigen Sachzusammenhang verknüpft, die Recherche wird durch die zentrale Ablage deutlich vereinfacht. Durch strukturierte Prozesse können Dokumente egal welchen Ursprungs und Formats den Akten zugeordnet werden. Alle Dokumente stehen übersichtlich zur Verfügung; neue Dokumente und Änderungen an den Dokumenten sind ebenfalls sofort ersichtlich.

  

Effiziente Dokumentenablage

Innerhalb der «Digitalen Akte» werden Dokumente und Informationen kontextbezogen organisiert. Dokumente können mit Hilfe von «Drag & Drop» effizient abgelegt werden. Auch aus Microsoft Office und Microsoft Outlook heraus lassen sich Dokumente und E-Mails schnell und einfach – u.a. auch als PDF-Dokument – einer digitalen Akte zuordnen.

 

Integrierte Workflows

Automatisierte Workflows können innerhalb der «Digitalen Akte» angelegt werden. So werden relevante Informationen an den jeweiligen Mitarbeitenden weitergeleitet. Dadurch werden die Prozesse innerhalb des Unternehmens deutlich transparenter und vor allen Dingen nachvollziehbar abgebildet.

 

Kontinuierliche Verfügbarkeit

Mitarbeitende erhalten mehr Flexibilität, da sie durch den zeit- und ortsunabhängigen Zugriff jederzeit auf relevante Informationen zugreifen können – sofern sie die entsprechende Berechtigung besitzen. Durch den Mobile Web Client ist der Zugriff zudem von jedem Endgerät egal ob PC, Smartphone oder Tablet möglich.

 

Revisionssichere Archivierung

Die gesetzeskonforme Archivierung aller relevanten Dokumente innerhalb der «Digitalen Akte» wird jederzeit gewährleistet. Änderungen an Dokumenten können transparent nachvollzogen werden, sodass Sie alles stets unter Kontrolle haben.

 

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Spezifische Digitale Akten

Alle benötigten Dokumente und Informationen über den Arbeitnehmer, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind, werden in der «Digitale Personalakte» eingepflegt. Zudem können problemlos weitere Akten als auch Dokumente innerhalb der digitalen Personalakte hinterlegt werden. So hat man alle nötigen Informationen wie Bewerbungsunterlagen oder Arbeitszeugnisse direkt innerhalb einer Akte zur Verfügung.

«Digitale Vertragsakte»
«Digitale Vertragsakte»

Mit der Einführung der «Digitalen Vertragsakte» werden Bearbeitungsprozesse durch deren Transparenz optimiert.

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Mit der «Digitalen Vertragsakte» bleiben Sie innerhalb aller Phasen des Vertragslebenszyklus handlungs- und auskunftsfähig. Durch ineffiziente Verwaltungsprozesse als auch Rechercheprozesse entstehen Risiken und Kosten. Durch die zentrale Bündelung aller Vertragsinformationen in einer digitalen Akte, wird Ihnen eine optimale Dokumentenverwaltung garantiert.

«Digitale Qualitätsmanagementakte»
«Digitale Qualitätsmanagementakte»

Mit der Einführung der «Kendox InfoShare QDMS» wird die Verwaltung der QM-Dokumente bestmöglich gestaltet.

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Im Rahmen von Qualitätsmanagement-Projekten können mit «Kendox InfoShare QDMS» sämtliche Qualitätsdokumente, -aufzeichnungen, das Qualitätsmanagement-Handbuch (QMH) selbst sowie beliebige weitere relevante Dokumente komfortabel verwaltet werden.